Sommaire de l’emploi
Sous supervision immédiate, assume des fonctions de secrétariat pour le service juridique et les avocats de la division de la santé et sécurité du travail, notamment en termes de tenue d’agenda, de gestion des dossiers et du courrier, de rédaction et de saisie de documents, de significations et de suivi de procédures, de délais et de transactions dans le compte en fidéicommis.
Descriptions des responsabilités
- Répond aux appels des clients et les réachemine aux avocats.
- Tient l’agenda des avocats et gère leur courrier.
- Voit à l’ouverture, le classement et la fermeture des dossiers et voit à leur inscription aux différentes listes de dossiers et de prescription.
- Voit à la rédaction des lettres mandats aux clients, le cas échéant.
- Prépare la correspondance, les procédures
- Effectue le suivi des procédures, tant au niveau de la signification, de la production au dossier de la Cour et du respect des échéances.
- Vérifie les plumitifs informatisés de la Cour.
- Participe au traitement comptable des activités du service
- Tient et met à jour la liste des dossiers pour archivage en concordance avec la politique d’archivage en vigueur.
- Effectue toutes autres tâches connexes.
Qualifications et expériences requises
- Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique
- Formation et/ou expérience en secrétariat juridique
- Trois à cinq (3 à 5) ans d’expérience en secrétariat juridique.
Compétences requises
- Capacité de communication verbale et écrite
- Sens développé de l’organisation et des priorités
- Capacité de travailler en équipe
- Souci d’offrir un service à la clientèle de qualité
- Discrétion, respect de la confidentialité
Compétences informatiques et linguisitques
- Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office : Word, Excel, Outlook
- Connaissance du logiciel juridique (Juris-Évolution), de préférence
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit
- Anglais parlé et écrit niveau intermédiaire, de préférence
