Project Coordinator
Location: Ville St. Laurent
5 days in the office - non-negotiable
Our client values teamwork, a drive for excellence, vision, ingenuity, responsibility, and strong execution, and prioritizes their clients’ needs. They consistently deliver high-quality, dependable general contracting services, consulting, project management, and comprehensive facilities maintenance to national clients across North America.
About The Role
Our client is looking for a Project Coordinator for their Montreal Office. The ideal candidate is bilingual , has excellent organizational skills, and can multitask with ease.
Essential Functions – Principal Responsibilities:
As a Project Coordinator , you will manage the day-to-day Project Administrator and Receptionist activities while maintaining continuous support to the Project Team. Your core responsibilities include supporting the project team with the compliance documents needed to open and close projects with our clients on time. The focus is on maintaining high standards of service quality and customer satisfaction.
Tasks :
Oversee the workflow of Project Administration and Receptionist
Project assistance to PM/APM Permit applications (form filling)
Produce AIA / CCDC contracts
Set up projects on Pro Core Provide training material to new Site Supervisors or APM
PO generation for Hotel/Car/Flights reservations for Site Supervisors/APM/PM
Project Start-up documents (for Landlord/Client) Request Bond (for LL and Client)
Open projects and/or generate clearance letters with CCQ / CNESST / WCB / Work Safe BC/WSIB
Order Labor Law Posters (USA only)
Oversee/Assist Receptionist with completing landlord-required documents
Project Closing Documents Maintain internal project closing status report Notify PM team of projects in closing and documents outstanding
Gather closing documents for client/landlord
Follow-up on closing documents requested from subs
Keep the PM team informed weekly of the closing status
Produce GC affidavit for client
Close project with CCQ / CNESST
Keep client and/or professionals updated on closing status
Consolidate closing documents in a PDF binder and submit to Landlord and/or client
Request construction mall deposit release Initial request email
Other tasks Request/Renew Business Licenses: CDN, USA city or county license Maintain schedule of renewals
Maintain Portal tracker
Maintain Summary List
Produce/Update Employee profiles
Translations
Internal communications of standards and processes Document and maintain
Maintain Employee Training Manual
Meeting/Interview scheduling
Planit Website Update
Research ways to improve processes and general costs
Maintain and negotiate contracts with car and hotel rentals
Adhoc requests from upper management Presentations
Contractor statements
Tradeshows information/registrations
Various internal company functions set-up/assistance
Qualification Requirements:
5+ years experience as a Project Coordinator
Proficient in English and French, conversational and written
Proficient knowledge of Word, Excel, Power Point, Outlook, Microsoft Projects, and PDF Management
Procore certification an asset
Strong technical background (online platforms, website navigation)
Exceptional organizational skills, ability to work independently, and coordinate the work of subordinates.
Capable of handling multiple priorities.
Have a keen sense of urgency and priority
Present information effectively and concisely.
Be proactive and manage office expectations.
Coordonnateur(trice) de projet
Lieu : Ville Saint-Laurent
5 jours au bureau - non négociable
Notre client valorise le travail d'équipe, la recherche de l'excellence, la vision, l'ingéniosité, le sens des responsabilités et une solide capacité d'exécution, et accorde la priorité aux besoins de ses clients. Il fournit en permanence des services de maîtrise d'œuvre, de conseil, de gestion de projet et d'entretien complet des installations de haute qualité et fiables à des clients nationaux partout en Amérique du Nord.
À propos du poste
Notre client recherche un(e) coordinateur/trice de projet pour son bureau de Montréal. Le/la candidat(e) idéal(e) est bilingue, possède d'excellentes compétences organisationnelles et est capable de mener plusieurs tâches de front avec aisance.
Fonctions essentielles – Principales responsabilités :
En tant que coordinateur/trice de projet , vous gérerez les activités quotidiennes de l'administrateur/trice de projet et de la réceptionniste tout en assurant un soutien continu à l'équipe de projet. Vos principales responsabilités consistent à aider l'équipe de projet à rassembler les documents de conformité nécessaires pour ouvrir et clôturer les projets avec nos clients dans les délais impartis. L'accent est mis sur le maintien de normes élevées en matière de qualité de service et de satisfaction client.
Tâches :
Superviser le flux de travail de l'administration de projet et de la réception
Assistance aux chefs de projet (PM) et aux chefs de projet adjoints (APM)
Demandes de permis (remplissage de formulaires)
Rédaction de contrats AIA / CCDC
Configuration des projets sur Pro Core
Fournir du matériel de formation aux nouveaux chefs de chantier ou APM
Génération de bons de commande pour les réservations d'hôtel, de voiture et de vols pour les chefs de chantier, APM et chefs de projet
Documents de démarrage de projet (pour le propriétaire et le client)
Demande de caution (pour le propriétaire et le client)
Ouverture de projets et/ou génération de lettres d'autorisation auprès de la CCQ, de la CNESST, de la WCB, de Work Safe BC et de la WSIB
Commande d'affiches sur le droit du travail (États-Unis uniquement)
Superviser/aider la réceptionniste à remplir les documents requis par le propriétaire
Documents de clôture de projet
Tenir à jour le rapport interne sur l'état d'avancement de la clôture des projets
Informer l'équipe de gestion de projet des projets en cours de clôture et des documents en attente
Rassembler les documents de clôture pour le client/propriétaire
Assurer le suivi des documents de clôture demandés aux sous-traitants
Tenir l'équipe de gestion de projet informée chaque semaine de l'état d'avancement de la clôture
Rédiger l'affidavit de l'entrepreneur général pour le client
Clôturer le projet auprès de la CCQ / CNESST
Tenir le client et/ou les professionnels informés de l'état d'avancement de la clôture
Regrouper les documents de clôture dans un classeur PDF et les soumettre au propriétaire et/ou au client
Demander la libération du dépôt de garantie du centre commercial
Envoyer l'e-mail de demande initiale
Autres tâches
Demander/renouveler les licences commerciales : licence canadienne, licence municipale ou départementale aux États-Unis
Tenir à jour le calendrier des renouvellements
Tenir à jour le suivi sur le portail
Tenir à jour la liste récapitulative
Créer/mettre à jour les profils des employés
Traductions
Communications internes sur les normes et les processus
Documenter et tenir à jour
Tenir à jour le manuel de formation des employés
Planification des réunions/entretiens
Mise à jour du site web Planit
Rechercher des moyens d'améliorer les processus et les coûts généraux
Gérer et négocier les contrats de location de voitures et d'hôtels
Demandes ponctuelles de la direction
Présentations
Relevés des entrepreneurs
Informations/inscriptions aux salons professionnels
Mise en place/assistance pour diverses fonctions internes de l'entreprise
Exigences de qualification :
Plus de 5 ans d'expérience en tant que coordinateur de projet
Maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral et à l'écrit
Maîtrise de Word, Excel, Power Point, Outlook, Microsoft Projects et de la gestion des fichiers PDF
Certification Procore appréciée
Solides connaissances techniques (plateformes en ligne, navigation sur les sites web)
Excellentes compétences organisationnelles, capacité à travailler de manière autonome et à coordonner le travail des subordonnés.
Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Sens aigu de l'urgence et des priorités
Capacité à présenter les informations de manière efficace et concise.
Esprit d'initiative et capacité à gérer les attentes du bureau.
